‘Een offerte is een visitekaartje’

‘Een offerte is een visitekaartje’
Starters

Het binnenhalen van een opdracht is zeker voor startende bedrijven van levensbelang. Daarom moet de offerte voor diezelfde opdracht goed in elkaar zitten.

Een offerte is meer dan alleen een lijst met prijzen, het is volgens de Kamer van Koophandel (KvK) eigenlijk een visitekaartje van het bedrijf.

In een offerte zou in ieder geval moeten staan wat voor werk de ondernemer wil doen, hoe lang dat gaat duren en wat het gaat kosten. Ook de betalingstermijn en andere voorwaarden moeten er in vermeld worden. Als dat allemaal goed is vastgelegd, ontstaat er later geen onenigheid over.

Uit de offerte moet blijken dat de ondernemer weet wat zijn potentiële klant nodig heeft. En dat hij op die vraag kan inspelen. De KvK raadt starters aan om offertes persoonlijk te maken door te schrijven over de specifieke situatie van de klant.

 

Doodzonde

Dat kan bijvoorbeeld door te verwijzen naar informatie uit een eerder gevoerd gesprek. De instelling noemt het een doodzonde als een ondernemer alleen de namen aanpast in een standaardofferte.

“Een goede offerte is niet te kort, want dan lijkt het alsof jouw dienstverlening weinig om het lijf heeft”, waarschuwt de instelling. Maar hij moet ook niet te lang zijn, omdat het wel leesbaar moet blijven.

 

Concreet voorstel

Een concreet voorstel met een uitsplitsing naar verschillende onderdelen schrikt een prijsbewuste klant niet af. Als het totaalbedrag te hoog is, kan hij een ongewenst onderdeel schrappen en alsnog op de offerte ingaan.

Mocht een klant het uurtarief te hoog vinden, dan is het onverstandig om die te verlagen zegt de KvK. Daar zit een ondernemer dan voor volgende opdrachten ook aan vast. Beter is het om eenmalig een korting te geven.

Een offerte die direct getekend kan worden, haalt een opdrachtgever misschien eerder over. Een lijntje voor het zetten van een handtekening wordt dan ook aangeraden. Bij ingewikkeldere opdrachten kan de ondernemer een offerte op hoofdlijnen maken en later onderhandelen over de details.